内定通知書は、中途の候補者が承諾を決める前に、会社から届く最後の書面です。それでも「採用を内定しました」と入社日だけで終わる一枚になっていることがあります。
中途の候補者にとって、承諾は今の職場を離れる決断でもあります。なぜ自分が選ばれたのか、入社して最初に何を任されるのか。そこが書面にあれば、承諾する理由を自分の言葉で持てるかもしれません。
この記事では、中途採用の内定通知書に入れる7項目と記入例を、承諾を後押しする順に整理します。求人票と条件が変わるときに書き足す一行も、1節で押さえます。
内定通知書は何のための書面？
内定通知書とは、採用の内定を候補者に伝える書面です。中途採用では、候補者が承諾を決める材料を渡す最後の接点になります。書式は法律で決まっておらず、何をどこまで書くかは会社が決められます。
労働条件を正式に知らせる書面は、別にあります。労働基準法にもとづき、労働契約を結ぶときに渡す労働条件通知書です。給与や勤務時間などの細かな条件は、こちらに書きます。
だから内定通知書は、条件の一覧をくり返す場所にしなくてかまいません。「なぜあなたを採るのか」「入社後に何を期待しているのか」を伝える場所として使えます。決まりが無い分、会社ごとの差が出る書面です。
中途採用の内定通知書に何を書く？承諾を後押しする7項目
中途採用の内定通知書には、内定の連絡に加えて、選んだ理由・最初に任せる仕事・一緒に働く人・年収の決め方まで書くと、候補者が承諾を判断しやすくなります。書く順に並べると次の7項目です。
- 内定の旨と、選んだ理由
面接で評価した経験や強みを1〜2文で書きます。定型文だけだと、候補者は自分のどこを見てもらえたのかが分かりません。 - 入社予定日と、相談の余地
中途の候補者は、現職の引き継ぎを抱えていることがあります。日付だけでなく「ご都合が合わなければご相談ください」と添えると、調整を言い出しやすくなります。 - 最初の3か月で任せる仕事
配属先の名前だけでなく、入社してまず何をするかまで書きます。入社前に描いた仕事と実際の仕事のずれを、内定の段階で小さくできます。 - 一緒に働く人
直属の上司の名前とチームの人数を書きます。面接で会った人がそのまま上司になるのか、候補者が気にする点を先に答えておけます。 - 年収と、その金額の決め方
求人票の幅のどこに置いたか、何をもとに決めたかを1行添えます。この一行は、次の節の「変更明示」にもあたります。 - 承諾の期限と、質問の窓口
期限は日付で書き、質問を受ける人を1人に決めます。誰に聞けばいいかが分かれば、候補者は確認を後回しにせずに済みます。 - 同封書類と、内定を取り消すことがある事由
労働条件通知書と入社承諾書を同封し、取り消し事由は短く書きます。事務的な項目は最後にまとめると、前半の言葉が埋もれません。
求人票と条件が変わるとき、内定通知書に書き足す一行は？
求人票と違う条件で内定を出すときは、変わった内容を候補者に示す必要があります。2018年1月施行の改正職業安定法で設けられた「変更明示」です。
見落とされやすいのは、求人票の幅の中で金額を決めた場合です。「年収420万〜520万円」で募集して「470万円」で内定を出すときも、変更明示の対象になります。
示し方は、求人票の条件と内定時の条件を見比べられる形が望ましいとされています。労働条件通知書の変わった箇所に色や下線を付け、内定通知書には決め方を1行添えれば足ります。
なお2024年4月からは、労働契約を結ぶときに、就業場所と業務の「変更の範囲」（転勤や異動がありうる範囲）も示すことになっています。労働条件通知書の様式が新しいかも、あわせて確かめておくと安心です。
① 内定の旨と選んだ理由：選考の結果、経理職として採用を内定いたしました。前職で月次決算を5日で締める仕組みを作られた経験が、いま私たちが最も必要としているものだと考えています。
② 入社予定日：2026年12月1日（現職の引き継ぎでご都合が合わなければ、ご相談ください）
③ 最初の3か月で任せる仕事：本社 経理課で、支払業務を引き継いだあと、月次決算の締め日を2日早める見直しをお願いする予定です。
④ 一緒に働く人：経理課長の佐藤（最終面接で同席）のもと、4人のチームに加わっていただきます。
⑤ 年収：470万円（月給31万円×12か月＋賞与98万円の見込み）。求人票の「年収420万〜520万円」の中で、決算業務のご経験年数と担当範囲をもとに決めました。変わった点は、同封の労働条件通知書に色を付けています。
⑥ 承諾の期限：2026年10月19日（月）まで。ご質問は、人事担当の山田までメールでお寄せください。
⑦ 同封書類：労働条件通知書、入社承諾書（提出書類の内容に重大な虚偽があった場合などは、内定を取り消すことがあります）
架空の会社の記入例です。①・③・④が、承諾を判断する材料として足した部分です。
内定通知書は、事務の書面として扱われがちです。けれど中途採用では、求人票や面接で伝えてきたことを、候補者が一人で読み返せる形にまとめ直す数少ない機会でもあります。
求人票、応募、面談、内定、入社という一連の候補者体験で見ると、内定通知書は「面接で話したことは本当か」の答え合わせの段にあたります。求人票で見せた仕事と、内定通知書に書く最初の3か月がつながっていると、入社後のずれも小さくなります。
内定通知書を受け取った候補者は、それを家族や今の上司との話し合いに持ち込むかもしれません。「なぜ自分なのか」「何を任されるのか」が書いてあれば、その一枚が、承諾を周りに説明する材料になるはずです。
入社前に仕事の良い面も厳しい面も伝えておく考え方は、RJP（現実的な仕事情報の事前提示）と呼ばれます。内定通知書の「最初の3か月で任せる仕事」は、その最も小さな実践です。
今日からできる3つ
- 面接の評価メモから「選んだ理由」を2文書き写す
評価した点を言葉にすると、定型文の通知と見分けがつく一枚になります。言葉にできないなら、評価の基準を面接官とそろえる合図でもあります。 - 配属先の上司に「最初の3か月で任せること」を3行書いてもらう
人事が書くより、仕事を任せる本人が書くほうが具体になります。入社前に仕事の実像を伝えるRJPの考え方を、いちばん小さく始められます。 - 年収は求人票の控えと並べて、決め方を1行添える
求人票の幅の中で決めた金額も変更明示の対象です。決め方が書いてあれば、候補者は聞きにくい質問をせずに済みます。
よくある質問
Q. 内定通知書に「選んだ理由」まで書いて大丈夫ですか？
書くのは面接で評価した経験や強みで、労働条件ではありません。条件は労働条件通知書で別に示しておくと、2つの書面の役割が混ざりません。
Q. 承諾の期限は、どのくらいに設定すればいいですか？
期限の長さに決まりはありません。中途の候補者は家族や現職との相談を挟むことがあるので、期限は日付で書き、延ばしたいときの相談先も書いておくと、返事を待つ間の行き違いを減らせます。
Q. 求人票の年収の幅の中で金額を決めた場合も、変更明示は必要ですか？
必要です。厚生労働省のリーフレットは「当初の明示の範囲内で特定された労働条件を提示する場合」を変更明示が要る場面の1つに挙げ、例として「基本給25万円〜30万円→28万円」を示しています。
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出典
厚生労働省・都道府県労働局「労働者を募集する企業の皆様へ ～労働者の募集や求人申込みの制度が変わります～＜職業安定法の改正＞」施行日2018年1月1日 mhlw.go.jp
厚生労働省「2024年4月から労働条件明示のルールが変わりました」リーフレット（2024年9月） mhlw.go.jp
