面接官マニュアルの作り方──現場の面接官に渡す1枚と、求人ごとの記入例

面接官マニュアルに載せるのは、面接の流れ・その求人で確かめること・候補者に伝えること・聞かないことの4つです。冊子にする必要はありません。全社で共通の1枚と、求人ごとの1枚に分ければ、現場の面接官が面接の前に読み切れます。

マニュアルは、厚く作るほど安心できるものに見えます。けれど現場の面接官は、ふだん自分の仕事を抱えています。面接の直前に開いて読み切れない厚さのものは、最初の一度しか読まれません。

以下、4つの中身、1枚に分ける作り方と施工管理の記入例、面接の前後での使い方の順に見ていきます。後半では、マニュアルが採用のどの段とつながっているかも考えます。

面接官マニュアルには何を載せる？流れ・確かめること・伝えること・聞かないこと

載せるのは次の4つです。面接官の仕事は、候補者を見極めることと、候補者が入社を決められるだけの情報を渡すことの2つで、マニュアルはその両方の手元の確認表になります。

• 面接の流れ：時間の配分と、最初と最後に面接官が言うこと
• 確かめること：その求人で見る2〜3点と、それぞれの質問
• 伝えること：仕事の中身、一緒に働く人、求人票に書いた条件
• 聞かないこと：本籍や家族、思想・信条など、適性と能力に関係のない事項

流れは、名乗って面接の進め方を伝える、会社と仕事を説明する、質問する、候補者からの質問に答える、今後の連絡を伝える、の順に書きます。最後に「いつまでに、誰から、どの方法で」結果を伝えるかを言うところまで書いておくと、面接官によって案内がばらつきません。

聞かないことは、厚生労働省の一覧をそのまま貼ります。厚労省は、面接でも質問項目と評価基準をあらかじめ決め、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう呼びかけています。配慮すべき事項14のうち、面接で聞かないことは11で、本籍・出生地、家族、住宅状況、宗教、支持政党、尊敬する人物、愛読書などが並びます。

面接に慣れた人ほど要らないと思われがちですが、人材会社のロバート・ハーフも、経験のある面接官にとってもマニュアルはチェックリストとして働くと書いています。確かめる質問の作り方は面接官の質問例の記事にまとめたので、ここからは4つをどう1枚に収めるかを見ます。

分厚いマニュアルは読まれない。共通の1枚と求人ごとの1枚に分ける

マニュアルは、どの求人でも変わらない部分と、求人ごとに変わる部分に分けて、それぞれ1枚にします。共通の1枚には流れと聞かないこと、面接後の記録の付け方を載せ、年に1回見直せば足ります。求人ごとの1枚は、求人を出すたびに作ります。

面接官マニュアルの相談で厚い資料を見せていただくと、中身はよくできているのに、現場の部長は一度読んだきりということがあります。毎回変わる部分が厚い資料のどこにも無いので、開く理由が無いのです。

求人ごとの1枚は、新しく考えて書くものではありません。求人票と、求める人材像を決めた時のメモから写します。

1. 募集の理由と、入るチーム
   欠員か増員か、どのチームの誰と働くかを書きます。候補者からよく聞かれるのに、面接官によって答えが変わりやすいところです。
2. 確かめること2〜3点
   求める人材像から、この求人で外せない点だけを写します。決め方は求める人材像の記事にあります。一次と二次で同じことを聞かないよう、どちらが確かめるかも書きます。
3. 伝えること
   入社して最初に任せる仕事と、1週間の動き方です。会社の歴史より、候補者が自分の毎日を思い浮かべられる話を先に置きます。
4. 求人票で約束した条件と、聞かれたら答えること
   給与の幅・休日・残業・転勤など、求人票に書いた数字をそのまま写します。繁忙期の残業のように言いにくいことも、ここに書いておきます。
5. 面接のあとに書く欄
   確かめた点の評価と、その根拠になった発言、本人が気にしていたことを書く欄です。次の面接官へ渡す時に、ここだけ読めば足りるようにします。

作る時にいちばん手が止まるのは④の後半です。繁忙期の残業を書くのを、現場が嫌がることがあります。けれど面接官が知らずに「残業はほとんどない」と答えれば、求人票と面接で言うことが食い違います。書いてあれば、面接官は聞かれた時に同じ数字で答えられます。

面接の前後にどう使う？前日に15分合わせ、終わったら当日中に書く

求人ごとの1枚は、メールで送るだけにせず、面接の前日に人事と面接官で15分だけ一緒に読みます。その場で決めるのは、②の確かめることの分担と、応募書類で気になった点をどこで聞くかの2つです。

面接が終わったら、その日のうちに⑤を書いてもらいます。評価と、その根拠になった発言を分けて書くのがこつで、「印象が良かった」だけでは次の面接官が何も引き継げません。書く欄の作り方は面接評価シートの記事にまとめました。

1枚は、面接を重ねるたびに育てます。候補者から同じ質問が2回出たら④に足し、面接官が答えに詰まった質問は人事が答えを調べて書き込みます。辞退の理由に「面接で聞いた話と違った」が出たら、③と④を見直す合図です。

線で見ると、面接官マニュアルの1行目は求人票から写す

採用を、求人票から応募、面接、内定、入社までの1本の線で見ると、面接官マニュアルは面接の段の道具に見えて、中身の半分は求人票と同じ言葉です。そこが別々に作られていると、食い違いが面接の段で表に出ます。

求人票で「残業は月平均20時間」と読んで応募した人が、二次面接で部長から「忙しい時期は毎日遅くなるよ」と笑って言われる。候補者には、どちらが本当かを確かめようがありません。内定辞退や入社後の「聞いていた話と違う」は、こうした場面から始まります。

私は、面接官マニュアルを作るなら、質問集から始めるのをやめ、その求人の求人票を貼るところから始めるのがよいと考えています。質問がうまくなくても、約束した条件と仕事の中身を面接官が同じ言葉で話せれば、候補者が比べる材料はぶれません。

同じことは、面接の前に候補者へ渡す情報にも言えます。採用サイトの仕事紹介のページや、求職者向けの採用資料を面接の前に送っておき、③の伝えることをそれと同じ言葉にそろえます。面接官は資料の続きから話せるので、面接が仕事の具体的な話から始まりやすくなります。

ただ、候補者が面接までに何を見てきたかを、面接官も人事も答えられない会社は少なくありません。送れるページや資料がそもそも無いなら、③と④をもとに、仕事の中身と一緒に働く人を数ページにまとめた採用資料から始められます。

Coachers では、求人広告の原稿づくりから、採用サイト・採用資料の制作までを、現場の方への取材をもとに引き受けています。求人票と資料で使った仕事の中身と条件の言葉は、そのまま面接官に渡す1枚の③と④に写せます。

今日からできる3つ

1. 次に面接がある求人の求人票を、面接官に渡す
   1枚を作る前でもできます。給与・休日・残業の欄に印を付けて、「聞かれたらこの数字で答えてください」と一言添えます。
2. 面接官に、候補者から聞かれて答えに困った質問を1つ聞く
   出てきた質問は、そのまま求人ごとの1枚の「聞かれたら答えること」の最初の1行になります。
3. 共通の1枚の下書きに、聞かないことの一覧を貼る
   厚生労働省の「採用選考時に配慮すべき事項」のうち、面接で聞かないことに当たる11項目を写します。身元調査など選考の方法に関する3項目は、別の行に置きます。

よくある質問

Q. 面接官マニュアルに入れる項目は？

面接の流れ、その求人で確かめること、候補者に伝えること、聞かないことの4つです。

Q. 面接で聞いてはいけないことは？

厚生労働省は、本籍・出生地、家族、住宅状況、生活環境・家庭環境、宗教、支持政党、人生観・生活信条、尊敬する人物、思想、労働組合や社会運動、購読新聞・雑誌・愛読書など、適性と能力に関係のない事項を尋ねないよう呼びかけています。

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出典

ロバート・ハーフ「面接官マニュアル・評価シート作成手順/面接官トレーニング方法」（掲載日の記載なし・2026年11月12日閲覧） roberthalf.com

厚生労働省「公正な採用選考の基本」（更新日の記載なし・2026年11月12日閲覧） mhlw.go.jp