メンター制度とは？中途入社者に付ける相談役の選び方と、入社前に送る紹介メール

メンター制度は、他部署の先輩が定期的に面談をして、新しく入った社員の相談に乗る仕組みです。仕事を教えるOJTとは別に、上司には聞きにくいことを聞ける相手を、会社が決めて付けます。

新卒向けの制度と思われがちですが、私は同期のいない中途入社者にこそ付けたい仕組みだと考えています。即戦力として迎えられた人ほど、「こんなことを聞いていいのか」と迷ったまま、ひとりで抱えがちです。

OJTとの違いから始めて、中途入社者に付けるメンターの選び方、面談の頻度と続け方の順に見ていきます。最後に、メンター本人から入社前に送る紹介メールの例と、制度が効くかどうかが入社前に決まる理由を置きました。

メンター制度とは？OJTとの違いは、付くのが同じ部署の人か、他部署の先輩か

メンター制度とOJTの違いは、誰が付くかと、何のために付くかです。OJTは同じ部署の上司や先輩が仕事を教える仕組みで、メンター制度は他部署の先輩が、仕事以外も含めた相談に乗る仕組みです。

Indeedの採用担当者向けの解説では、OJTの期間は1〜3か月で目的は業務の習得、メンター制度の期間は半年から数年とされています。メンターは、OJTが終わったあとも続けて付く相手です。

他部署の先輩が付くのは、評価や仕事の割り振りに関わらない相手のほうが、本音を話しやすいからです。上司との関係を上下とすると、メンターとの関係は斜めにあたります。同じ部署の若手の先輩が付くエルダー制度やブラザー・シスター制度とは、付く人の位置が違います。

OJTとメンター制度は、並べて使います。仕事は配属先で覚え、それ以外の困りごとはメンターに聞く、と分けておくと、新しい社員が「これは誰に聞けばいいのか」で止まらずに済みます。

中途入社者のメンターはどう選ぶ？配属先とは別の部署で、話しやすい人から

候補になるのは、入社して数年たち、人の話を聞くのが得意な人です。年齢や役職の近さより、相談しやすいかどうかを先に見ます。

導入したばかりのうちは、コミュニケーションが得意な人を選ぶとうまくいきやすくなります。「入社5年目の社員」のように、手本になる社員から選ぶ方法もあります。

中途入社者の場合は、もう一つ条件を足したいところです。社内に中途で入った先輩がいるなら、その人を優先することです。前の会社とのやり方の違いに戸惑った経験がある人は、入社して最初の1か月で何に困るかを、自分のこととして知っています。

年齢差があってもうまくいった例として、Indeedの解説には、60歳の技術職の社員が18歳の新入社員のメンターになり、お互いに学び合う関係ができた例が載っています。組み合わせを決めるときは、出身地や趣味など、話のきっかけになりそうな共通点も手がかりになります。

小さな会社で困るのは、他部署と呼べるほど部署が無いことです。その場合は、直属の上司ではなく、評価にも関わらない人、という条件だけを守れば足ります。社長や役員が兼ねると、相談のつもりが報告になりやすいので避けたほうが無難です。

面談の頻度と期間は？月1回・1年を目安に、始める前に決めておく4つ

新しい社員の定着が目的なら期間は1年が目安で、面談は「月に1回、1時間」が例に挙がっています。入社してすぐは困りごとが多いので、最初の1か月だけ間を詰めると、本人が聞きたいことを溜めずに済みます。

本格的に導入するなら、準備に1〜3か月をかけて8つの手順で進める形もあります。社員が数十人の会社なら、次の4つを決めてメンターと本人の両方に伝えれば、最初の1人から始められます。

1. 何のための制度か
   「中途入社者が1年後も働き続けていること」のように、一言で決めます。目的が仕事の習得まで広がると、OJTとの区別がつかなくなります。
2. 面談の時間を仕事として扱うこと
   面談は業務時間内に行い、メンターの上司にもそう伝えておきます。ここが曖昧なままだと、忙しい月から面談が流れていきます。
3. 人事に報告するのは日付だけ
   面談の予定日と実施日は報告してもらい、話した中身は報告させません。中身が上に伝わると分かれば、本人は相談をやめてしまいます。
4. メンターが困ったときの持ち込み先
   メンター自身では答えられない相談を受けたときに持ち込む先を決めておきます。小さな会社なら、人事か総務の担当者1人で足ります。

現場でよく止まるのは、2回目か3回目の面談です。初回は顔合わせで話が弾んでも、次の日程を決めないまま別れると、そのまま流れます。面談の終わりに次の日を決め、その場でカレンダーに入れてから席を立つ、と決めておくだけでも続きやすくなります。

線で見ると、メンター制度はどこで効く？入社前に名前が届いているか

メンター制度は入社後の仕組みですが、効くかどうかは内定から入社までの間に決まります。入社の日にメンターが誰か分かっている人と、初日に「誰に聞けばいいですか」と尋ねる人とでは、最初の1週間の過ごし方が違ってきます。

採用を求人票から定着までの1本の線で見ると、中途入社者が「合わないかもしれない」と感じ始めるのは、入社後の数週間であることが多いはずです。ただ、その手前で相談相手がいないまま初日を迎えている、というのが私の見立てです。メンターを入社してから決めるのでは、一番心細い時期に間に合いません。

そこで、メンターの名前は内定の承諾から入社までの間に伝え、メンター本人から一度あいさつのメールを送ってもらいます。承諾から入社までに送る連絡のどこかに、一段落足す形でも構いません。

もう一歩さかのぼると、メンターが付くことは、応募を迷っている人への情報にもなります。採用サイトの受け入れ体制のページに、「入社後は他部署の先輩が相談役として付き、1年間、月に1回面談します」と書いておきます。

採用サイトが無ければ、面接の前に送る数ページの採用資料に、この一文を入れるだけでも足ります。仕事の中身や一緒に働く人の紹介と並べて、入社後の受け入れの欄を1つ設ける形です。

面接の前に届く情報が増えると、面接は具体的な話から始まりやすくなります。メンターの話をきっかけに、入社後の最初の数か月をどう過ごすかへ話が進めば、候補者は入ったあとの自分を思い描いたうえで、承諾を決められます。

今日からできる3つ

1. メンターを頼めそうな社員を2〜3人書き出す
   中途で入った人と、人の話を聞くのが得意な人を優先します。配属先の上司と評価に関わる人は外します。
2. 次に入社する人のメンターを1人決める
   その人の上司に、月1回の面談を仕事の時間として扱うことを伝えます。忙しい月に面談が流れないよう、先に了解を取っておきます。
3. 入社前にメンターからあいさつを送ってもらう
   内定者への次の連絡にメンターの名前を書き足すか、上の例を下敷きにメンター本人から送ってもらいます。最初の週の面談日もそこで決めます。

よくある質問

Q. メンター制度の期間はどれくらいですか？

半年から数年で、目的に合わせて決めます。新しい社員の定着が目的なら1年が目安とされ、面談は月に1回・1時間ほどが例に挙がっています。

Q. 面談の内容は人事に報告してもらうべきですか？

報告してもらうのは、面談の予定日と実施日だけにします。話した中身まで報告させると、本人が相談しにくくなるためです。

あわせて読みたい

中途採用のオンボーディング計画──最初の90日で任せる仕事を3段に分ける



大卒3年以内離職率33.8%、5〜29人規模は52.0%──小さな会社の定着4ステップ



求職者の82.8%が読む「採用ピッチ資料」、最も知りたいのは”解像度の上がる情報”

出典

Indeed「メンター制度とは？成功事例や導入の進め方を解説」2023年3月7日公開（取材協力：いでぐちコンサルティングオフィス 出口晃司氏） jp.indeed.com