面接のドタキャン対策──前日のリマインド文面と、辞退しやすくする一行

前日のリマインドを丁寧にしても、面接のドタキャンはなかなか減りません。リマインドで防げるのは日時を忘れていた人までで、来るかどうか迷っている人の背中までは押せないからです。

迷いが生まれるのは、前日ではなく、応募してから面接までの数日です。そのあいだに会社が何を届けたかで、来る理由は変わります。

この記事では、面接までの数日に届けるもの、前日のリマインド文面の例、当日の対応をまとめます。リマインドの話もしますが、重心はその手前に置きます。

面接のドタキャンはなぜ起きる？他社の進展と、断る連絡の気まずさが重なる

面接のドタキャンは、応募から面接までのあいだに志望度が下がったところへ、他社の選考の進展や、断りの連絡を入れる気まずさが重なって起きます。

面接のドタキャンとは、予定していた面接の直前や当日に、候補者が辞退したり、連絡なしで来なかったりすることです。連絡のない欠席は、無断欠席とも呼ばれます。

理由を挙げていくと、だいたい次の5つに収まります。

• 他社の選考が先に進み、内定が出た
• 応募から面接までのあいだに、志望度が下がった
• 日時を忘れていた、急な仕事が入った
• 断りたいが、連絡するのが気まずい
• 会社の対応に不安を持った（連絡が遅い、日程を会社の都合で変えられた など）

中途採用の候補者は、たいてい今の仕事を続けながら転職活動をしています。面接の日が先になるほど、他社の選考が進む時間も、気持ちが離れる時間も長くなります。

ドタキャンの話になると、たいてい最後は「最近の人は」で終わります。正直に言うと、私も以前はそちら側でした。

ただ、マナーの問題として片づけてしまうと、会社の側に残る手は当日の確認くらいしかありません。見直す場所を少し前にずらすと、打てる手が増えます。

線で見ると、面接のドタキャンはどこで生まれる？応募した直後の空白から

採用を求人票から入社までの1本の線で見ると、面接のドタキャンは前日に表に出ますが、原因の多くは応募の直後から面接までの空白にあります。

ドタキャン対策というと前日の確認の話になりがちですが、私は、応募した日の対応でかなりのところが決まると見ています。

採用は、求人票、応募、面接までの数日、面接、内定、入社、定着と続く線です。困りごとが見える段と、原因がある段は、たいてい違います。ドタキャンを線の上に置くと、こうなります。

• 求人票：仕事と条件を見て、興味を持つ
• 応募の直後：関心がいちばん高い。最初の連絡の早さが効く
• 面接までの数日：会社から何も届かず、空白になりやすい
• 面接の前日・当日：ドタキャンとして表に出る

応募した直後は、候補者がその会社のことをいちばん考えている時間です。それでも、会社から連絡が来るまでのあいだに、他社の求人は次々と目に入ってきます。

なので、まず手を入れたいのは最初の連絡です。早めに送り、候補日を3つほど出して選んでもらう。一度決めた日時は、会社の都合で動かさない（面接の日程調整と一次連絡）。

そのうえで、日程が決まってから前日までの数日を、空白のままにしないことです。ここで何を届けるかが、次の節の話です。

面接までの数日に何を届ける？採用サイトか採用資料で、会う前に知ってもらう

面接のドタキャンを減らすために、面接までの数日に届けたいのは、日程の連絡だけでなく、仕事と働く人が分かる採用サイトのページか、求職者向けの採用資料です。

採用サイトの相談を受けると、私は最初にかならず「応募した人は、面接までに何を見ていますか」と伺います。ほとんどの候補者は、面接の前に会社のサイトを見に来ているからです。

ところが、この問いにすぐ答えが返ってくることは、あまりありません。応募から面接までの数日は、会社の側からいちばん見えにくい時間です。採用の流れのなかで、ここがいちばん手薄だと思っています。

届けるものは、次のどちらか一つで足ります。

• 採用サイトの、応募した職種に近いページ（仕事の中身、一緒に働く人、1日の流れ）
• 求職者向けの採用資料（会社の紹介に加えて、仕事の中身と一緒に働く人が分かるPDF）

採用サイトがあるなら、日程が決まったときのメールに、応募した職種に近いページを一つだけ添えます。全部を見てもらう必要はありません。

サイトがまだ整っていないなら、求職者向けの採用資料を1つ用意して、メールに添付します。営業用の会社紹介資料をそのまま送るより、仕事の中身と一緒に働く人が分かる数ページのほうが、候補者の役に立ちます。

送るときは「明日の前に、仕事の様子を知っていただければと思い」と一言添えるくらいで十分です。

こうした情報を先に届けておくと、面接は具体的な話から始まりやすくなります。サイトや資料で見た仕事や人をきっかけに、最初から仕事の中身へ話が進むからです。

ドタキャンが減るだけでなく、面接そのものの中身も変わってきます。この数日にこだわっているのは、そのためです。

面接前日のリマインドに何を書く？段取りと会う人と、断る逃げ道を1通に

面接前日のリマインドには、当日の段取りに加えて、会う人の紹介と、採用サイトか採用資料の案内、辞退の連絡方法を1通にまとめて書きます。

リマインドを日時と場所の確認だけで終わらせるのは、もったいないと感じています。会う人の名前と、その人が聞きたい話題が書いてあるだけで、「この会社は自分に会う準備をしている」と伝わるからです。

送る手段は、メールやSMSなど、候補者が手元で読める形が向いています。在職中の人には、日中の電話に出られない時間帯があるからです。

なかでも大事にしたいのは、最後の「返信だけで大丈夫」の一行です。電話で謝らなければと思うと、連絡そのものを避けたくなる人もいます。断る連絡を入れやすくしておくのも、会社の側の仕事です。

面接をドタキャンされたら、当日どうする？責めない1通と記録

面接をドタキャンされたら、開始時刻を15分ほど過ぎた時点で、責める言葉を入れずに1通だけ連絡し、そのうえで起きた段を記録します。

待たされた側としては一言いいたくなりますが、急な仕事や体調不良で来られなかった人もいます。再調整の道を残しておくほうが、機会を逃しません。

たとえば「本日14時からの面接でお待ちしておりました。ご都合が悪くなったのかもしれないと思い、ご連絡しました。よろしければ、改めて日程を調整させてください」という1通です。

そのうえで、ドタキャンが何件、どの段で起きたかを記録しておきます。一次面接で多いのか二次面接で多いのかで、手を打つ場所が変わるからです（採用の歩留まりの記録表）。

今日からできる3つ

1. 応募から面接までの日数を数える
   直近10件の応募について、応募日と面接日の差を書き出してみてください。日数が空いている応募ほど、そのあいだに他社の選考が先に進みやすくなります。
2. 日程確定のメールに添えるページか資料を、職種ごとに1つ決める
   採用サイトのどのページを送るか、無ければどの採用資料を添付するかを決めておきます。一度決めれば、日程確定のメールにも前日のリマインドにも使い回せます。
3. 辞退の一行を、すべての案内メールに入れる
   面接の案内にもリマインドにも「返信だけで大丈夫」と書いておきます。断る連絡が届けば、空いた枠をほかの候補者に回せます。

よくある質問

Q. 面接のリマインドは電話とメールのどちらがよいですか？

メールやSMSなど、候補者が手元で読める形をおすすめしています。在職中の人は日中の電話に出にくく、着信が負担になることもあります。最終面接など念を押したいときだけ、電話を組み合わせます。

Q. リマインドはいつ送るのがよいですか？

面接前日の日中が目安です。面接日が週明けなら、前の営業日に送ります。当日の朝に短い1通を足すと、うっかり忘れも防げます。

Q. 採用サイトが無い場合は、何を送ればよいですか？

求職者向けの採用資料を1つ用意して添付します。会社の紹介に加えて、仕事の中身と一緒に働く人が分かる数ページがあれば十分です。営業用の会社紹介資料をそのまま送るより、候補者が知りたいことに答えられます。

Q. ドタキャンした候補者から、後日また応募があったらどうしますか？

一律に断らず、まず事情を聞いてから判断することをおすすめします。急な仕事や体調不良で連絡できなかった人もいるためです。そのうえで、選考に進めるかどうかを決めます。

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出典

Indeed「面接の無断欠席を防ぐためにできることは？」（採用担当者向けガイド・前日のリマインドなどの対策を紹介。2026年10月27日閲覧） jp.indeed.com